Vamos falar a verdade, fazemos muitas reuniões improdutivas ao longo da nossa semana.
São reuniões que as pessoas dispersam, estão confusas, desinteressadas e nada é definido nela, apenas você fica discutindo pautas que deveriam chegar a uma execução efetiva e um resultado, mas que normalmente, isso não acontece.
Agora você já parou para pensar por que é assim?
Por que acontece isso nas reuniões?
Bom, normalmente isso acontece porque vocês não definiram uma pauta antes, não colocaram um horário para começar e um horário para terminar e não deixaram claro os resultados e expectativas esperadas após a essa reunião. Posso dizer também que faltou uma liderança a uma gestão pessoal.
Ou ainda, você não se posicionou de NEGAR ir na reunião. Só vá em uma reunião que sua presença é inegociável e sua contribuição é importante para dar sequência no projeto. Fora isso, recue, seja essencialista.
Agora me fale a verdade, você quer continuar participando de reuniões improdutivas?
Eu aposto que não...
Por isso, hoje eu trago 10 dicas de como fazer uma reunião produtiva e incrível.
Dica 1: Defina o dia e horário de começar e terminar a sua reunião, isso mesmo, coloque horário de inicio e fim de preferência, marque horários quebrados como por exemplo: das 14:45 às 15:35, isso fará as pessoas prestarem mais atenção e se atentar ao compromisso.
Dica 2: Marque a reunião na Agenda do Google e mande o invite (convite) para as pessoas envolvidas, dentro do descritivo da Agenda do Google, coloque a pauta no corpo do convite.
Vou mostrar como eu faço nos invites das minhas reuniões:
Dica 3: Comece a reunião pontualmente, mesmo que não estejam todos os presentes, isso fará os atrasados se tocarem que existe uma regra para ser seguida e que o tempo de vocês é muito importante.
Dica 4: Termine a reunião no horário estabelecido, mesmo que o conteúdo da reunião não tenha terminado, isso fara os participantes se prepararem melhor para as próximas reuniões.
Dica 5: Se sua presença não é necessária na reunião, diga NÃO e não vá. Entenda que seu tempo é muito precioso e você deve usar com sabedoria. Explique educadamente para as pessoas, que você está querendo aumentar a sua produtividade e ser mais objetivo, fazer menos, porém melhor.
Peça que a pessoa te mande a ata da reunião e depois se comprometa em ler e dar um feedback, caso a pessoa insista que sua presença é importante, mesmo não sendo.
Dica 6: Use um Software, como por exemplo, o https://www.notion.so/ ou o https://evernote.com/para anotar as informações da reunião, escreva tudo o que puder para não perder informações no ar. Uma outra dica ainda, é gravar em áudio a reunião para depois ouvir e fazer o resumo necessário.
Dica 7: Saia da reunião com clareza dos próximos passos e mande uma ata atualizada para os envolvidos do que entendeu da reunião com o seu feedback da mesma. Documente o processo.
Dica 8: Evite reuniões muito longas, as pessoas cansam fácil. Reuniões de 25 minutos são uma boa pedida.
Dica 9: Beba muita água. Leve uma garrada de preferência de vidro com água, sempre é importante se hidratar.
Dica 10: Leve uma pauta na reunião de preferência com uma apresentação visual incrível, lembre que as pessoas são visuais e gostam de ver organização. Seja o profissional fora da curva e do senso comum.
Lembre-se, você nasceu para dar show, em tudo o que faz :)
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Ah, aplique as dicas desse email, lembre: "tem poder quem age" e depois me conta como foi?
Estou ansioso para saber dos resultados que vão surgir.
Conta comigo, sempre!
Em energia e empolgação,
Fawez Tarbine.